INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (GDPR)

La presente informativa viene resa da Mediasoft s.r.l. P.IVA 04033260755, con sede legale in Via Sonzini n. 25 – 73013 Galatina (LE), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito "GDPR"), con riferimento ai trattamenti di dati personali effettuati attraverso il sito smartai.mediasoftonline.com (di seguito, "Sito"). L'informativa è destinata a tutti coloro che fruiscono dei servizi web forniti da Mediasoft s.r.l. attraverso il sito internet smartai.mediasoftonline.com, in qualità di utenti, clienti o visitatori, e descrive le modalità con cui raccogliamo, utilizziamo, comunichiamo e proteggiamo i dati personali, nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e tutela dei diritti degli interessati.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Mediasoft s.r.l. con sede in Via Sonzini n.25 – 73013 Galatina (LE), Codice Fiscale e Partita IVA 04033260755, REA LE-262568 in persona del legale rappresentante p.t., contattabile all'indirizzo email:  amministrazione@mediasoftonline.com e alla PEC: amministrazione@pec.mediasoftonline.com. Eventuali aggiornamenti relativi alla designazione di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) saranno tempestivamente comunicati e pubblicati.

2. Tipologia di dati trattati

Nel corso della navigazione sul sito e dell’utilizzo del modulo di contatto, il Titolare può trattare dati personali forniti direttamente dall’utente o raccolti automaticamente durante l’interazione con la piattaforma. In particolare, possono essere trattate le seguenti categorie di dati:

• dati anagrafici e identificativi, quali nome e cognome, forniti volontariamente dall’utente mediante la compilazione del form di contatto;

• dati di contatto, quali indirizzo email, necessari per poter fornire riscontro alle richieste inviate;

• dati professionali, quali ragione sociale e qualifica professionale, ove indicati dall’utente;

• contenuti delle comunicazioni, ovvero le informazioni inserite nel campo libero del modulo di contatto, che possono includere dati personali forniti spontaneamente dall’utente;

• dati di navigazione, acquisiti automaticamente dai sistemi informatici e dalle procedure software preposte al funzionamento del sito, quali indirizzi IP, orari di accesso, tipo di browser e sistema operativo utilizzato, raccolti esclusivamente per finalità tecniche, di sicurezza e di corretta gestione del sito.

Il conferimento dei dati tramite il modulo di contatto è facoltativo, ma necessario per poter ricevere un riscontro da parte del Titolare. L’utente è invitato a non inserire nel campo libero dati personali non necessari e in particolare dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 del Regolamento UE 2016/679 (quali dati relativi alla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose o altri dati sensibili), salvo che ciò sia strettamente indispensabile ai fini della richiesta. Qualora tali dati siano comunque comunicati, essi saranno trattati esclusivamente per dare seguito alla richiesta dell’utente. Tutti i dati sono trattati secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione.

3. Finalità del trattamento dei dati personali e basi giuridiche

I dati personali raccolti attraverso il sito smartai.mediasoftonline.com sono trattati esclusivamente per finalità connesse alla gestione delle richieste inviate dagli utenti e al corretto funzionamento tecnico del sito. In particolare, i dati sono trattati per le seguenti finalità:

1. Gestione delle richieste di contatto.
   
   I dati forniti dall’utente mediante la compilazione del modulo di contatto sono trattati al fine di:

   • Ricevere e gestire le richieste di informazioni,

   • Fornire riscontro alle comunicazioni inviate;

   • Instaurare eventuali contatti preliminari di natura professionale o commerciale.

   Base giuridica:
   Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento UE 2016/679.

2. Gestione tecnica e sicurezza del sito.
   
   I dati di navigazione sono trattati per:

   • Garantire il corretto funzionamento del sito;

   • Assicurare la sicurezza delle infrastrutture digitali;

   • Prevenire accessi non autorizzati o utilizzi impropri;

   • Effettuare controlli tecnici e attività di manutenzione.

   Base giuridica:
   Legittimi interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett.f) GDPR), consistente nella tutela della sicurezza e dell’integrità dei sistemi informatici.

3. Adempimento di obblighi di legge.

   Qualora necessario, i dati potranno essere trattati per adempiere a obblighi previsti dalla normativa vigente o per ottemperare a richieste provenienti da autorità competenti.
   
   Base giuridica:
   Adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).

4. Tutela dei diritti del Titolare

   I dati potranno essere trattati per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale.
   
   Base giuridica:
   Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali da parte dell’utente è, in linea generale, facoltativo. Tuttavia, il conferimento di alcuni dati è necessario per consentire al Titolare di gestire e rispondere alle richieste inviate tramite il modulo di contatto. In particolare:

• I dati identificativi e di contatto (quali nome, cognome e indirizzo email) sono necessari per poter ricevere la richiesta e fornire un riscontro;

• I dati relativi alla ragione sociale e alla qualifica professionale sono facoltativi, ma possono risultare utili per una migliore gestione della richiesta;

• Il contenuto del messaggio inserito nel campo libero è rimesso alla libera scelta dell’utente.

Il mancato conferimento dei dati indicati come necessari comporta l’impossibilità per il Titolare di dare seguito alla richiesta dell’utente. Il mancato conferimento dei dati facoltativi non comporta alcuna conseguenza e non pregiudica la possibilità di contattare il Titolare. L’utente è libero di decidere quali informazioni inserire nel campo libero del modulo di contatto; tuttavia, è invitato a fornire esclusivamente dati pertinenti e necessari rispetto alla richiesta formulata.

5. Modalità di trattamento e misure di sicurezza

I dati personali sono trattati prevalentemente mediante strumenti elettronici e telematici, secondo modalità organizzative e logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Il trattamento avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e integrità dei dati, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio, ai sensi dell’art. 32 del Regolamento UE 2016/679. In particolare, il Titolare ha implementato misure idonee a prevenire accessi non autorizzati, divulgazione, modifica o distruzione non autorizzata dei dati personali, tra cui:

• l’utilizzo del protocollo HTTPS, per garantire la cifratura delle comunicazioni tra utente e sito;

• sistemi di autenticazione e controllo degli accessi alle aree riservate;

• soluzioni di protezione perimetrale e applicativa (es. firewall e sistemi di sicurezza informatica);

• strumenti di protezione da malware e aggiornamento costante dei sistemi;

• procedure di backup e ripristino dei dati;

• limitazione dell’accesso ai dati ai soli soggetti autorizzati, sulla base del principio del minimo privilegio.

I dati sono trattati esclusivamente da personale espressamente autorizzato e istruito dal Titolare o da soggetti terzi che agiscono in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

6. Destinatari dei dati personali

I dati personali raccolti non sono oggetto di diffusione e sono trattati esclusivamente da soggetti autorizzati e da terze parti selezionate nel rispetto dei principi di necessità, pertinenza e minimizzazione. In particolare, i dati possono essere comunicati a:

• Personale interno autorizzato
  I dati possono essere trattati da dipendenti e collaboratori del Titolare, espressamente autorizzati e istruiti ai sensi dell’art. 29 del Regolamento UE 2016/679, che operano sotto l’autorità del Titolare per finalità connesse alla gestione delle richieste e al funzionamento del sito.

• Fornitori di servizi tecnici e IT

I dati possono essere trattati da soggetti esterni che forniscono servizi necessari al funzionamento del sito e alla gestione delle comunicazioni, quali, a titolo esemplificativo:

• fornitori di servizi di hosting e infrastruttura IT;

• fornitori di servizi di posta elettronica e gestione delle comunicazioni;

• soggetti incaricati della manutenzione tecnica del sito web;

Tali soggetti operano, ove previsto, in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di appositi accordi contrattuali che garantiscono il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.

• Consulenti e professionisti

I dati possono essere comunicati a consulenti e professionisti (es. legali, informatici), nei limiti strettamente necessari allo svolgimento delle attività di supporto al Titolare.

• Autorità e soggetti pubblici

I dati possono essere comunicati a autorità pubbliche, enti o soggetti legittimati a riceverli, qualora ciò sia richiesto da obblighi di legge o da provvedimenti dell’autorità competente. Al di fuori dei casi sopra indicati, i dati personali non saranno in alcun modo diffusi né comunicati a soggetti indeterminati.

7. Trasferimento dei dati personali al di fuori dell’Unione Europea

I dati personali degli utenti sono trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Tuttavia, per esigenze connesse al funzionamento del sito e alla gestione dei servizi digitali (quali, a titolo esemplificativo, servizi di hosting, infrastruttura IT o posta elettronica), alcuni dati potrebbero essere trattati da fornitori situati al di fuori del SEE. In tali casi, il Titolare assicura che il trasferimento dei dati avvenga nel pieno rispetto delle disposizioni di cui agli artt. 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, adottando garanzie adeguate a tutelare i diritti e le libertà degli interessati. In particolare, il trasferimento potrà avvenire:

• verso Paesi per i quali la Commissione Europea ha adottato una decisione di adeguatezza;

• mediante l’utilizzo di clausole contrattuali standard (Standard Contractual Clauses – SCC) approvate dalla Commissione Europea;

• attraverso ulteriori garanzie previste dalla normativa applicabile.

Il Titolare verifica preventivamente che i fornitori coinvolti offrano un livello adeguato di protezione dei dati personali e adotta tutte le misure necessarie per garantire che il trattamento avvenga in condizioni di sicurezza e nel rispetto dei diritti degli interessati. L’interessato può richiedere ulteriori informazioni in merito ai trasferimenti di dati personali e alle garanzie adottate contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.

8. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per un periodo di tempo limitato, proporzionato alle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione di cui all’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679. In particolare:

• i dati forniti tramite il modulo di contatto sono conservati per il tempo strettamente necessario a gestire e fornire riscontro alla richiesta dell’utente e, comunque, per un periodo non superiore a 12 mesi dalla loro raccolta, salvo che non sia necessario conservarli per un periodo più lungo per esigenze connesse alla gestione di eventuali rapporti successivi o per la tutela dei diritti del Titolare;

• i dati contenuti nelle comunicazioni inviate spontaneamente dall’utente sono conservati per il tempo necessario a fornire un riscontro completo e adeguato;

• i dati di navigazione sono conservati per un periodo limitato, generalmente non superiore a 12 mesi, per finalità tecniche, di sicurezza e di analisi del funzionamento del sito, salvo esigenze di accertamento di responsabilità in caso di reati informatici.

Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o resi anonimi, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto del Titolare.

9. Diritti dell’interessato

L’utente, in qualità di interessato, può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679. In particolare, ha il diritto di:

• ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e accedere al loro contenuto, ricevendone copia in forma comprensibile;

• richiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;

• ottenere la cancellazione dei dati personali, nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;

• richiedere la limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;

• opporsi al trattamento dei dati personali, quando fondato su legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare;

• revocare il consenso, qualora il trattamento si basi su tale presupposto, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;

• richiedere la portabilità dei dati, ricevendoli in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ove tecnicamente possibile.

Modalità di esercizio dei diritti
L’interessato può esercitare i propri diritti in qualsiasi momento, inviando una richiesta ai recapiti del Titolare indicati nella presente informativa.
Il Titolare provvederà a fornire riscontro senza ingiustificato ritardo e comunque entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, salvo eventuali proroghe nei casi previsti dalla normativa. L’esercizio dei diritti è gratuito, salvo il caso di richieste manifestamente infondate o eccessive.

Diritto di reclamo
Si ricorda che ai sensi dell’art.77 del Regolamento UE n. 2016/679 l’interessato potrà proporre reclamo all’Autorità Garante in caso di violazione della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

10. Modifiche e aggiornamenti dell’informativa

Il Titolare si riserva il diritto di aggiornare o modificare la presente informativa in qualsiasi momento, al fine di adeguarla a:

• eventuali modifiche normative o regolamentari;

• evoluzioni tecnologiche;

• cambiamenti nelle modalità di trattamento dei dati personali.

Le modifiche saranno pubblicate sul Sito e diverranno efficaci dal momento della loro pubblicazione. In caso di modifiche rilevanti che possano incidere in modo significativo sui diritti e sulle libertà degli interessati, il Titolare potrà darne opportuna evidenza mediante strumenti idonei, quali avvisi sul Sito o, ove possibile, comunicazioni dirette agli utenti. Si invita pertanto l’utente a consultare periodicamente la presente informativa per verificare eventuali aggiornamenti.